Налоги в инфобизнесе

Прием на работу нового сотрудника дело не такое уж и простое, как многим бизнесменам представляется на первый взгляд.

Еще до приема первого сотрудника на работу, работодатель должен разработать локальные нормативные акты. Одни из них являются обязательными, другие – условно-добровольными.

Обязательные локальные нормативные акты:

• Правила внутреннего трудового распорядка (статья 189 ТК РФ);
• Положение о порядке хранения и использования персональных данных работников (статья 87 ТК РФ);
• Правила и Инструкции по охране труда для работников (статья 212 ТК РФ).

К необязательным (условно-добровольным) локальным нормативным актам, например, относятся:

• Коллективный договор. Разрабатывается и утверждается тогда, когда в компании есть профсоюз или этого требуют работники организации. Но может быть разработан и по инициативе администрации компании. Данный договор согласовывается между работодателем и профсоюзным комитетом или представителями работников.
• Положение о коммерческой тайне компании. Составляется в том случае, когда в трудовом договоре есть пункт о том, что работник обязан хранить коммерческие секреты организации.
• Положение об оплате труда сотрудников. Данный акт составляется тогда, когда вопросы оплаты труда невозможно полностью урегулировать в трудовом договоре.
• Положение о премировании и материальном стимулировании работников. Применяется, если в компании разработана система поощрений: премии, бонусы и другие материальные выплаты.

Также в компании могут быть разработаны и другие локальные нормативные акты в соответствии со спецификой работы конкретной организации или со спецификой должности. Например:

• порядок прохождения работником испытательного срока;
• положения о конкретном структурном подразделении;
• положение о выдаче спецодежды и обуви.

Отдельно хочу сказать о таком локальном акте, как должностная инструкция.

Наличие данного документа ТК РФ не предусмотрено, поэтому за отсутствие должностных инструкций Вас не могут привлечь к ответственности. Но если права, обязанности и ответственность работника по конкретным трудовым функциям не регламентированы, то это может привести к конфликтам между сотрудником и работодателем.

Как показывает практика, большинство работодателей разрабатывает должностные инструкции. При этом обычно используют два вида должностных инструкций:

• должностная инструкция в виде локального нормативного акта;
• должностная инструкция как приложение к трудовому договору.

Во втором случае, при подписании трудового договора, работник одновременно подписывает и должностную инструкцию как приложение к нему.

Если же должностная инструкция является локальным нормативным актом, то знакомить с ней будущего сотрудника должны еще до подписания трудового договора. Также необходимо поступить и со всеми остальными локальными нормативными актами.

Таким образом, первый шаг при приеме на работу будущего сотрудника – это ознакомление его со всеми локальными нормативными актами, которые разработаны в организации и имеют непосредственное отношение к его работе или должности. Это ознакомление работодатель должен каким-то образом зафиксировать, чтобы в дальнейшем не иметь проблем ни с проверяющими органами, ни с сотрудниками.

Можно поступить по-разному. Но в любом случае в этом документе необходимо предусмотреть графы, в которых работник ставит свою подпись, указывает расшифровку подписи и дату ознакомления с конкретным локальным нормативным актом. Этим документом может быть:

• специальный журнал, ведение которого возлагается, как правило, на сотрудника отдела кадров или на сотрудника бухгалтерии.
• лист ознакомления, который брошюруется вместе с соответствующим локальным нормативным актом.

Вторым шагом при оформлении на работу является подписание трудового договора с работником. При этом Вам могут понадобятся личные документы будущего сотрудника. Какие из них работодатель может требовать при приеме на работу, четко оговорено в статье 65 Трудового Кодекса РФ:

1. 
   

   «….паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Иным документом может быть:

   • военный билет, временное удостоверение, выдаваемое взамен военного билета, или удостоверение личности (для лиц, которые проходят военную службу);
   • временное удостоверение личности гражданина РФ, выдаваемое на период оформления паспорта;
   • документ, удостоверяющий личность гражданина РФ, по которому гражданин РФ осуществляет въезд в РФ в соответствии с федеральным законом, регулирующим порядок выезда из РФ и въезда в РФ (для лиц, постоянно проживающих за пределами территории России);
   • паспорт моряка (удостоверение личности моряка);
   • справка установленной формы, выдаваемая гражданам РФ, находящимся в местах содержания под стражей, подозреваемым и обвиняемым, в порядке, утверждаемом Правительством РФ.
   • Для иностранных граждан заменой паспорта является документ, удостоверяющий право иностранного гражданина на постоянное проживание в РФ в соответствии с федеральным законом, регулирующим правовое положение иностранных граждан в РФ.

2.  трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

3. страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

4. документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

5. документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний, стаже работы (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) ….»

Перечень этот закрытый. Требовать какие-либо другие документы, не предусмотренные законом, работодатель не имеет права. Об этом прямо сказано в статье 65 ТК РФ:

«…Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации….»

Например, многие работодатели незаконно требуют при приеме на работу или в дальнейшем предоставления копии Свидетельства ИНН. Свою позицию по данному вопросу, я изложила в статье «Нужен ли ИНН при поступлении на работу?»

Здесь лишь хочу добавить, что требование каких-либо ксерокопий документов во время приема на работу также незаконно. Сделать с документов ксерокопии работодатель может только с согласия работника. В противном случае, сотрудники организации, занимающиеся оформлением на работу, могут лишь списать необходимые данные из документов будущего коллеги.

Таким образом, требуя предоставить не просто номер ИНН, а именно ксерокопию Свидетельства ИНН, работодатель нарушает закон дважды. Задумайтесь об этом дорогие и уважаемые коллеги.

На этой философской ноте хочу завершить свою первую часть статьи. Во второй части поговорим о трудовом договоре и приказе о приеме на работу.

Если же Вы хотите узнать более подробную информацию о том, как принимать сотрудника на работу, то приходите на вебинар нашей Школы Развития Бизнеса «ПроводкаБиз»

04 октября в 14:30

Тема вебинара совпадает с названием статьи: «Как правильно оформить на работу сотрудника?».

Расписание занятий ШРБ «ПроводкаБиз» на октябрь—ноябрь 2013 года Вы можете посмотреть здесь:

Опубликована вторая часть статьи:

Всем удачи, успехов и процветания!

7 комментариев на “Как правильно оформить на работу сотрудника?(часть первая)”