Налоги в инфобизнесе

В предыдущей части статьи я коротко рассказала о трудовых книжках и о том, как внести запись в них о приеме на работу. Это был четвертый шаг при приеме на работу сотрудника.

Сегодня делаем пятый и шестой шаг: речь пойдет о личной карточке работника и лицевом счете.

При приеме на работу личная карточка заводится на каждого сотрудника. Форму Т-2 этой карточки Вы можете посмотреть и сохранить себе на компьютер. Достаточно нажать на кнопку:

В личную карточку  при приеме на работу надо внести:

• различные персональные данные работника;
• сведения о приеме на работу.

Здесь я не буду подробно рассказывать, как заполнять ту или иную графу  личной карточки. В планах у меня написание электронной книги по этой теме.

Остановлюсь лишь на некоторых вопросах, возникающих у многих кадровиков, бухгалтеров или руководителей бизнеса.

Первый вопрос:

В личной карточке есть графа «Идентификационный номер налогоплательщика». Как ее заполнять, если работник не предоставил Свидетельство ИНН?

Ответ: 

Свидетельство ИНН не является обязательным документом при приеме на работу. Поэтому требовать его мы не имеем права. Оставляем эту графу в таком случае не заполненной. За все годы моей работы бухгалтером никто из проверяющих не обратил никакого внимания на отсутствие ИНН в этой графе. Ошибкой это не считается.

Нет ИНН – замечательно!!! Лишнее время на заполнение тратить не надо.

Второй вопрос:

Что делать, если работник отказывается давать сведения об образовании, владении иностранными языками и не приносит копию документа об образовании?

Ответ:

Требовать документ о профессиональном образовании, мы имеем право только в том случае, если работа требует специальных знаний или специальной подготовки. Во всех остальных случаях работник вправе отказаться предоставить нам информацию об образовании.

То же самое касается и иностранных языков. Профессиональные обязанности сотрудника не предполагают знаний определенных иностранных языков, он вправе не сообщать работодателю владеет он другими языками или нет. Оставляем и эти графы личной карточки пустыми.

Третий вопрос:

Работник отказывается сообщать номера телефонов: домашнего и сотового. Что делать?

Ответ:

Ничего. По закону работник вправе не давать вам номера своих телефонов. Достаточно адреса прописки или проживания.

Совет: домашний телефон Вы можете узнать из открытых источников: печатных и электронных справочниках. Но, помните! Не используйте «левые» базы. Если ваш сотрудник или его близкие запретили публиковать свой номер телефона в справочниках, то можно получить большие неприятности.

Лучше как-то мирно договориться с работником о том, что бы он сам сообщил Вам номер телефона. Есть и другое решение: корпоративная связь плюс служебный сотовый телефон.

Четвертый вопрос:

Сотрудник отказывается сообщать сведения о том, состоит ли он в браке, и о своих родственниках и детях. Как быть, руководство требует, да и в личной карточке есть эти графы?

Ответ:

Не сообщает и правильно делает. Это личные данные сотрудника и предавать их огласке он не обязан (лишь в исключительных случаях, когда этого требует специфика работы, но малого и среднего бизнеса это практически не касается).

Даже сведения о детях сотрудник вправе Вам не давать. Вы можете возразить, а как же льгота по подоходному налогу? Но получать ее или нет, может решать лишь сам сотрудник, подав заявление и соответствующие документы. Обязать его это сделать Вы не можете.

Пятый и последний вопрос:

Какие же графы мы можем заполнить в личной карточке, и из каких документов брать для этого сведения?

Ответ:

Все те, графы, в которые мы вносим сведения на основании обязательных документов при приеме на работу, трудового договора, приказа о приеме на работу. Всю остальную информацию мы можем внести в личную карточку только с согласия сотрудника, или если он сам пожелает предоставить данные для заполнения конкретных граф.

И самое главное, что мы должны сделать: это заполнить графы раздела III  о приеме сотрудника на работу. Сведения эти переносим из приказа о приеме на работу. Затем знакомим работника с содержанием этих граф. Факт ознакомления с записями в этих графах личной карточки сотрудник должен подтвердить своей росписью (рисунок 1).

На этом кадровое оформление сотрудника на работу заканчивается. Дальше сведения о новом сотруднике передаются в бухгалтерию, где на него открывается лицевой счет для начисления зарплаты, НДФЛ, и прочих начислений и вычетов.

В лицевой счет также заносятся все отпуска: очередные, административные, учебные и прочие. Есть унифицированная форма лицевого счета Т-54. Можно использовать ее, а можно разработать свою форму.

При программном учете от руки в лицевой счет, как правило, вписываются только отпуска и кадровые перемещения. Все остальные начисления и удержания содержатся в расчетных листках каждого работника. После распечатки один экземпляр этих листочков выдается работнику, другой вклеивается в лицевой счет. Обычно в этом случае каждая организация разрабатывает свою форму лицевого счета.

Лицевые счета сотрудников хранят 75 лет.

Подробности ждите в книге по оформлению лицевой карточки и лицевого счета. А пока эти формы Вы можете скачать отсюда:

Еще большее количество информации по теме бухучета и налогов Вы найдете в ШРБ «ПроводкаБиз». Попасть туда можно, кликнув по кнопке:

Первые 3 части статьи по оформлению сотрудников на работу, читайте в рубрике «Наши сотрудники»: